Seit 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Act, die sogenannte KI-Kompetenzpflicht. Kaum eine Bestimmung der KI-Verordnung hat in österreichischen Betrieben so viele Fragen ausgelöst: Muss ich jetzt alle schulen? Brauche ich ein Zertifikat? Betrifft mich das überhaupt, wenn wir nur ein Chat-Tool im Büro verwenden?
Dazu kommt: Im Sommer 2026 hat die EU den Artikel mit dem sogenannten Digital Omnibus zur KI neu gefasst. Viele Unternehmen wissen deshalb nicht mehr genau, was gilt. Wir ordnen in diesem Beitrag ein, was Art. 4 verlangt, wen er betrifft und wie ein schlankes, praxistaugliches Paket aus Schulung, Richtlinie und Nachweis aussieht. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber es gibt dir eine solide Grundlage für das Gespräch mit deinem Team und gegebenenfalls mit deiner Rechtsberatung.
Was Art. 4 verlangt und was nicht
Im Kern ist Art. 4 kurz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen setzen, damit ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, die nötige KI-Kompetenz entwickeln. Dabei sollen technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzkontext berücksichtigt werden.
Die ursprüngliche Fassung sprach davon, nach besten Kräften ein "ausreichendes Maß" an KI-Kompetenz sicherzustellen. Mit dem Digital Omnibus zur KI wurde Art. 4 überarbeitet. Die Pflicht, Maßnahmen zu setzen, bleibt bestehen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person muss aber nicht garantiert werden. Gleichzeitig sollen Kommission und Mitgliedstaaten Unternehmen stärker unterstützen, etwa mit Praxisbeispielen.
Was Art. 4 nicht verlangt, ist ebenso wichtig:
- Kein Zertifikat: Es gibt keine vorgeschriebene Prüfung und kein amtliches Zeugnis. Die EU-Kommission empfiehlt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen zu führen.
- Kein fixes Stundenausmaß: Wie umfangreich die Maßnahmen sein müssen, hängt davon ab, welche KI-Systeme ihr einsetzt und wofür.
- Keine Einheitsschulung: Die Buchhaltung, die gelegentlich Texte zusammenfassen lässt, braucht etwas anderes als die Person, die ein KI-System für Kundenanfragen einrichtet.
Art. 4 fragt nicht nach einem Zertifikat an der Wand, sondern danach, was du getan hast, damit dein Team KI verantwortungsvoll nutzt.
Wen die Pflicht betrifft: auch das kleine Büro mit einem KI-Tool
Der AI Act unterscheidet unter anderem zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen in Verkehr bringen, und Betreibern, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich nutzen. Die meisten KMU sind Betreiber. Und Art. 4 gilt für beide Gruppen.
Das heißt praktisch: Wenn in deinem Betrieb Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beruflich mit einem KI-Chat-Tool arbeiten, Texte übersetzen lassen oder KI-Funktionen in der Buchhaltungs- oder Branchensoftware nutzen, bist du sehr wahrscheinlich betroffen. Die Betriebsgröße spielt dabei keine Rolle. Laut den Fragen und Antworten der EU-Kommission sollen auch Beschäftigte, die generative KI für alltägliche Aufgaben verwenden, etwa über typische Risiken wie Halluzinationen Bescheid wissen.
Ausgenommen ist die rein private Nutzung. Wer abends privat ein Rezept von einem Chatbot vorschlagen lässt, fällt nicht darunter. Sobald das Tool aber für die Arbeit verwendet wird, sieht es anders aus - auch wenn es niemand offiziell eingeführt hat. Genau hier liegt in vielen Betrieben der blinde Fleck: KI wird längst genutzt, nur weiß die Geschäftsführung nicht genau, von wem und wofür.
Kompetenz nach Rolle: Geschäftsführung, Anwender, Verantwortliche
Der sinnvollste Ansatz ist, nach Rollen zu denken statt nach Köpfen. In einem typischen KMU reichen dafür drei Gruppen.
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung muss kein Prompt-Profi sein. Sie sollte aber verstehen, welche KI-Systeme im Betrieb laufen, welche Risiken damit verbunden sind und welche Entscheidungen sie treffen muss: Welche Tools sind erlaubt? Welche Daten dürfen hinein? Wer ist verantwortlich? Dazu gehört ein Grundverständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, also AI Act und DSGVO.
Anwenderinnen und Anwender
Das ist die größte Gruppe. Hier geht es um praktisches Wissen: Wie funktionieren Sprachmodelle grob? Warum klingen Ergebnisse überzeugend, obwohl sie falsch sein können? Welche Daten haben in einem Tool nichts verloren? Wie prüfe ich ein Ergebnis, bevor es an Kundschaft geht? Dieses Wissen lässt sich gut in kompakten, praxisnahen Einheiten vermitteln - am besten mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag.
Verantwortliche für KI-Systeme
Wer KI-Werkzeuge auswählt, einrichtet oder betreut, braucht mehr Tiefe. Dazu gehören Kenntnisse über Datenflüsse, Anbieterbedingungen, Auftragsverarbeitung, Protokollierung und die Frage, wie sich die Qualität der Ergebnisse laufend überprüfen lässt. In kleinen Betrieben ist das oft eine Person, die diese Aufgabe neben ihrer eigentlichen Arbeit übernimmt. Umso wichtiger ist, dass sie dafür Zeit und Rückendeckung bekommt.
Schulung, Richtlinie, Nachweis: ein schlankes Paket
Für die meisten KMU braucht es kein Compliance-Großprojekt. Ein schlankes Paket aus drei Bausteinen deckt das Wesentliche ab.
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme werden im Betrieb genutzt, offiziell und inoffiziell? Wer nutzt sie, wofür, mit welchen Daten? Eine einfache Tabelle reicht. Ohne diese Übersicht lässt sich nicht sinnvoll entscheiden, wer welche Kompetenz braucht.
- Schulung nach Rolle: Eine Grundschulung für alle, die mit KI arbeiten, und vertiefende Einheiten für die Geschäftsführung und die Verantwortlichen. Praxisnah, mit den Tools, die ihr tatsächlich verwendet, und mit Beispielen aus eurem Alltag statt aus einem Lehrbuch.
- Interne KI-Richtlinie: Ein bis zwei Seiten, die klar regeln, welche Tools erlaubt sind, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen, wann Ergebnisse geprüft werden müssen und an wen man sich bei Fragen wendet. Eine Richtlinie, die niemand liest, hilft nicht. Kurz und verständlich schlägt vollständig und juristisch.
Dazu kommt der Nachweis. Halte fest, wer wann an welcher Schulung teilgenommen hat, welche Inhalte vermittelt wurden und wann die Richtlinie in Kraft getreten ist. Teilnahmelisten, Schulungsunterlagen und eine datierte Version der Richtlinie sind ein guter Anfang. Damit kannst du jederzeit zeigen, dass dein Betrieb die Pflicht ernst nimmt.
Wie du Kompetenz laufend aktuell hältst
KI-Werkzeuge verändern sich schnell. Funktionen kommen dazu, Anbieter ändern ihre Bedingungen, neue Tools tauchen im Team auf. Eine einmalige Schulung im Jahr 2025 reicht deshalb kaum aus, um dauerhaft auf der sicheren Seite zu sein.
Bewährt hat sich ein einfacher Rhythmus:
- Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen die Grundschulung und die Richtlinie beim Onboarding.
- Neue KI-Werkzeuge werden erst nach einer kurzen Einweisung freigegeben.
- Einmal im Jahr prüft ihr die Bestandsaufnahme, aktualisiert die Richtlinie und bietet eine kurze Auffrischung an.
- Erfahrungen teilen: Ein fixer Punkt in der Teambesprechung, bei dem gute und schlechte Erfahrungen mit KI zur Sprache kommen, bringt oft mehr als jede Präsentation.
Laut EU-Kommission beginnen die nationalen Behörden ab August 2026 mit der Aufsicht. Spätestens jetzt ist also ein guter Zeitpunkt, die eigenen Maßnahmen zu dokumentieren. Welche Behörde in Österreich zuständig ist und welche Konsequenzen drohen können, solltest du bei Bedarf mit deiner Rechtsberatung oder über die KI-Servicestelle der RTR klären.
Kompetenz aufbauen ist mehr als Pflichterfüllung
Man kann Art. 4 als weitere Bürokratie sehen. Wir sehen ihn eher als Anstoß für etwas, das sich ohnehin lohnt. Ein Team, das versteht, was KI kann und was nicht, nutzt sie besser, macht weniger Fehler und bringt eigene Ideen ein. Das ist der eigentliche Gewinn - die Dokumentation ist dann nur noch das Protokoll davon.
Wir unterstützen Betriebe dabei, ein Schulungs- und Dokumentationspaket aufzubauen, das zum eigenen Alltag passt: im Betrieb, abgestimmt auf die Tools, die ihr wirklich nutzt, oder als Weiterbildung außer Haus, etwa im Rahmen von seminarwoche.at. Mehr zu unserem Angebot findest du bei unseren KI-Lösungen.
